Per lavoro gestisco dati sensibili, che possono essere mal utilizzati o mal interpretati dai dipendenti. Come devo configurare il mio client di posta per far sì che possano solo rispondermi ma non inoltrare i miei messaggi ad altri?

Non c'è modo d'ottenere una simile funzionalità utilizzando un normale sistema di email. L'email SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) separa il mittente dal destinatario, negando al mittente qualsiasi controllo su quanto accade ad un messaggio una volta inviato. In ogni caso basta fare un “copia e incolla” o eventualmente uno screenshot del messaggio per aggirare il problema. Cosa fare, quindi? Spesso i problemi di questo tipo vengono gestiti con una clausola di responsabilità accuratamente redatta in fondo all'email. Non si tratta di una soluzione tecnologica, ma queste annotazioni rendono del tutto chiaro a chi riceve la comunicazione che si tratta di informazioni riservate che devono essere trattate come tali.

Un'altra possibilità consiste nell'evitare d'inviare molte informazioni sensibili nello stesso momento via email. Piuttosto, meglio inviare agli utenti dei messaggi informandoli del fatto che i contenuti sono disponibili sul vostro sito Web/intranet, al quale possono essere collegati con un link. A seconda del grado di riservatezza dei dati contenuti sul vostro sito Web, i vostri utenti potrebbero essere autenticati. Sul sito , gli utenti possono visualizzare i vostri dati sia in HTML sia - se volete ridurre le possibilità di copiatura o modifica - sotto forma di file PDF protetto.

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